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Dando continuidade ao tema AS-IS/TO-BE do artigo da última semana, hoje vamos abordar a questão do software na hora da sistematização dos processos.

Caso ainda não tenha lido o texto, recapitulando rapidamente, o AS-IS/TO-BE pode ser traduzido livremente como “Como é/Como deve ser” e é uma ferramenta, fase do BPM – Business Process Management que serve para que se olhe primeiro o presente antes de planejar o futuro.

É comum no mercado – principalmente quando há uma troca de gestores – o desejo de mudar os processos internos da organização sem que seja feita uma análise detalhada antes.

Esse processo não é uma burocracia, mas uma etapa necessária para o entendimento de onde a empresa se encontra. É essa análise que vai apontar falhas, pontos a melhorar e também as ações que estão trazendo resultados. 

Na hora de pensar na adoção de um software para a sistematização de processos o AS-IS/TO-BE é fundamental para evitar retrabalho e gastos desnecessários. Acompanhe.

A sistematização é inevitável        

No post que deu origem a esse tema, há duas semanas, eu comento que como a automação de processos robóticos (RPA) pode substituir 50% do trabalho do Trade.

O mercado está se movimentando nessa direção e nem a pandemia tem atrapalhado, como aponta um relatório da Gartner que prevê que até 2022 (ou seja, ano que vem) 90% das grandes companhias do mundo adotem algum tipo de RPA.

A receita mundial com softwares de automação este ano deve ficar 19,5% acima do previsto, de acordo com a consultoria.

A razão é simples: a tecnologia substitui a mão de obra humana em processos repetitivos com segurança. Isso traz agilidade, confiança e – claro – economia. Um software adequado pode, muitas vezes, fazer o trabalho de várias pessoas.

Em um momento no qual as empresas estão readequando seus métodos de trabalho por causa da pandemia, a automação deixa de ser apenas uma opção para melhorar processos e passa a ser também uma solução financeira. 

É um investimento muitas vezes pequeno e que pode trazer um retorno muito rápido na medida em que alivia os custos da empresa.

O AS-IS/TO-BE na sistematização de processos        

Como citei, é comum que na hora da adoção de um software a gestão olhe para o TO-BE e esqueça o AS-IS. Ou seja, pense nos resultados futuros antes de entender com detalhes o que está acontecendo no momento.

Talvez seja um processo natural do ser humano comprar algo esperando que traga uma solução imediata. Quem nunca fez uma compra de um aparelho doméstico sem planejar antes ou medir o espaço onde colocá-lo?

Guardadas as proporções, com os softwares não é diferente, principalmente quando novos gestores assumem o controle. O problema dessa prática é o retrabalho, a perda de tempo e os riscos relacionados ao processo de auditoria e com segurança de um modo geral.

Fora os gastos. Investir em um novo sistema sem antes entender os processos atuais não raramente leva a investimentos desnecessários. Muitas vezes o gerente de projetos “inventa” mil coisas sem nem considerar se quem está na ponta e vai realmente fazer uso do sistema precisa de tudo aquilo. Pensar na experiência do usuário (UX) é importante.

Por isso o AS-IS é fundamental. Muitas vezes durante a análise dos processos já nascem ganhos para a organização. Pequenos problemas e pontos de melhoria ficam evidenciados e muitos podem ser resolvidos com facilidade.

Aí entra um ponto importante: conhecer o processo permite achar gatilhos de melhoria que podem ser ou não softwares. Sim, de repente alguns processos não precisam ser automatizados. O olhar sobre isso deve ser estratégico, por isso o mapeamento do “hoje” é vital antes que um software seja adotado.    

O software agilizando processos            

A sistematização – além das vantagens já citadas – permite que a organização tenha controle sobre processos complicados e obtenha deles mais dados que podem ajudar a gestão.

Imagine um processo simples – não-automatizado – de um vendedor que solicita um investimento para o PDV de um cliente. Normalmente essas transações acontecem via e-mail ou aplicativo de mensagem.

O vendedor solicita a verba, o gerente de Trade aprova, o investimento é feito, a ação executada e depois é comprovada por uma foto, por exemplo.

A automação permite a criação de premissas que tornam o processo mais ágil e, ao mesmo tempo, mais controlável mesmo que fique mais complexo. Ainda no caso acima: a solicitação pode ser feita em um sistema já programado com parâmetros de aprovação.

Por exemplo: o vendedor faz a solicitação e o sistema verifica se há verba, se o cliente possui um faturamento mínimo que justifique o investimento ou se está em uma região estratégica para o negócio e então encaminha ou não o pedido para aprovação do gerente de Trade. 

Pense no tempo que demoraria se todas essas verificações tivessem que ser feitas por uma pessoa se comunicando via e-mail. A robotização agiliza o processo e de forma totalmente segura. Além disso, evita que a empresa fique dependente de colaboradores. Caso seja necessária uma substituição, o processo segue em andamento.

Não há limites para até onde um software pode substituir e automatizar processos, desde que o mapeamento do AS-IS seja completo e encarado com maturidade dentro da ótica da BPM.

Pense nisso!

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Trabalhe com segurança! A pandemia ainda não acabou!

Até a próxima semana!

Sobre o autor
Tarcísio Bannwart
Tarcísio Bannwart
Director Ejecutivo - CEO
Creador del Trade Marketing Force, el portal de gestión más completo del mercado

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